Meeting auf Meeting - Macht das Sinn?

Meeting_Stress_im_Gehirn

Meeting folgt auf Meeting. Ein To Do nach dem nächsten. Ist das eine gute Strategie? Eine vernünftige, produktive und gesunde Gestaltung eines Tages? Ganz gleich, ob in einem Unternehmen, bei Freiberuflichen oder auch ganz privat in der Familie.

In vielen Trainings lasse ich mir von den Teilnehmern einen normalen Arbeitstag beschreiben. Sehr häufig ist das dann eine direkte Aneinanderreihung von Meetings. Interne Besprechungen mit Kollegen, dem eigenen Team oder auch mit Kunden oder Dienstleistern.

 

Also etwa so:

09:00 bis 10:00 Projektplanung für die Woche

10:00 bis 11:00 Budgetplanung

11:00 bis 11:30 Video-Call mit Kund XY

11:30 bis 13:00 Präsentation der Quartalszahlen

usw.

 

Ein Meeting, ein Gespräch oder eine Konferenz schließt sich nahtlos an der vorherigen an. Auf die zugegeben etwas polemische Frage, wann denn auch etwas gearbeitet und vor allem umgesetzt wird, ernte ich dann oft sehr fragende und nachdenkliche Blick. Und selten Antworten.

Und seit der Pandemie und Lockdowns wurden alle diese Gewohnheiten in die digitale Welt verlegt und seitdem heißt es dann Remote Work. Ein anderer Name für den gleichen Wahnsinn.

Nicht immer sind es Meetings, die sich wie auf einer Perlenkette nacheinander aufreihen. Manchmal sind es auch Aufgaben auf einer To Do Liste, die dann abgearbeitet werden. Aber, macht das wirklich Sinn?

Eine spannende Studie dazu

Eine aktuelle Studie von Microsofts „Human Factors Lab“ hat dieses Verhalten untersucht. Nicht, das das ein ganz neues Phänomen ist, aber die Pandemie-Zeit hat dies noch verstärkt und durch Home Office, Remote-Arbeit und der Digitalisierung der Kommunikation tritt diese Arbeitsweise sehr viel präsenter zu Tage.

Die Teilnehmer an der Studie waren mit Elektroden an EEG-Geräte angeschlossen, so dass sich die Gehirnaktivität – Gehirnwellen – aufzeichnen und analysieren ließen. Jeder Teilnehmer durchlief zwei unterschiedlich gestaltete Tage.

An einem Tag nahmen sie an Abschnitten von vier halbstündigen Meetings teil. Diese hatten jeweils unterschiedlichen Aufgaben zum Thema – wie z. B. dem Entwurf einer Bürogestaltung oder der Erstellung eines Marketingplans. An einem anderen Tag wurden die vier halbstündigen Meetings mit 10-minütigen Pausen unterbrochen. Anstatt direkt von einem Meeting zum nächsten zu springen, meditierten die Teilnehmer in den Pausen.

Die Studie zeigte drei wesentliche Erkenntnisse:

1. Pausen helfen im Gehirn einen Re-Set zu machen

Bei aufeinanderfolgenden Meetings sammelte sich immer wieder Stress an. Im Zeitablauf nahm der Stress auch noch zu, was man an der Aktivität der Beta-Wellen im EGG, die mit Stress in Verbindung gebracht werden, gut erkennen kann.

Wenn jedoch zwischen den Meetings eine Pause eingelegt wurde, um zu meditieren, sank die Beta-Aktivität deutlich. Dieser „Reset“ führte dazu, dass die Teilnehmer beim Beginn des nächsten Meetings entspannter waren. Außerdem baute sich über die Gesamtzeit der vier Videoanrufe kein Stress auf.

Ok. Keine sehr überraschende Erkenntnis, oder? Aber warum handeln (arbeiten, leben …) wir dann nicht danach? Das Überraschendste an diesem Zwischenergebnis der Studie ist die Deutlichkeit des Unterschiedes (s. Grafik):

Meeting Gehirnaktivität Stress

Pause ist nicht gleich Pause

Manche werden einwenden, dass das so extrem doch gar nicht sei und sie doch Pausen machen. Wie sehen diese Pausen allerdings aus? Gibt es einmal Luft zwischen zwei Aufgaben oder Besprechungen, dann erfolgt sehr oft der Griff zum Smartphone. Wer hat mir etwas geschrieben? Kann ich dieses oder jenes Problem im privaten Bereich schnell lösen? Oder einem Freund schnell noch eine Nachricht zukommen lassen.

Das ist dann mehr eine Unterbrechung des Arbeitsalltages, die wir mit anderen Aktivitäten füllen. Dann sind wir mit etwas anderem beschäftigt. Eine Pause – auch für unser Gehirn – ist das nicht. Der in der Studie beobachtbare Reset in Gehirn und des Stresslevels passiert dann nicht oder in einem sehr viel geringeren Ausmaß.

Deshalb haben die Forscher die Meditation als wirkliche Pause, als aktive Pause gewählt.

2. Pausen erhöhen Fokus und Engagement

Wenn Teilnehmer Meditationspausen einlegten, dann zeigten die Gehirnwellenmuster positive Werte der Alpha-Wellen (genauer: der frontalen Alpha-Asymmetrie). Man weiß, dass dies mit einem höheren Engagement während des Meetings korreliert. Ohne Pausen waren die Werte nicht nur niedriger, sie waren sogar negativ, was darauf hindeutet, dass die Teilnehmer zurückgezogen oder weniger engagiert im Meeting waren.

Pausen bauen also nicht nur Stress ab, sie helfen uns auch, konzentriert und engagiert zu bleiben.

3. Pausen helfen beim Übergang

Die Forscher stellten bei den Teilnehmern, denen Pausen vorenthalten wurden, noch weiteres fest. Im Übergang zwischen zwei Meetings, bzw. Video-Konferenzen ließ die Beta-Aktivität, also das Stressniveau, in die Höhe schnellen. Zu Beginn einer neuen Einheit erreichte der Stress gleich wieder eine Spitze.

Das Einlegen von (aktiven Meditations-)Pausen verhindert nicht nur diese Belastungsspitzen, sondern bewirkt ein Absinken der Beta-Aktivität, was mit weniger Stress korreliert.

Fazit: Pausen helfen, die Übergänge zwischen Meetings nicht zu eigenen Stressoren werden zu lassen.

Meeting Pause als Übergang und Stress

Das Mindset ändern

Die Ergebnisse überraschen nicht. Dennoch ist diese Studie sehr nützlich. Sie bestätigt das, was wir täglich erleben: Meetings, die eines im direkten Anschluss an das vorhergehende stattfinden, sind ätzend und führen zu Stress, Müdigkeit und mangelndem Engagement.

Das größere Problem? Obwohl wir das alle spüren, intuitiv sicherlich wissen, ändern wir es nicht. Selbst wenn sich die Chance für eine tatsächliche, aktive Pause bietet, füllen wir diese mit anderen Aktivitäten.

Vielleicht zweifeln wir tief im Inneren an diesen Gefühlen. Vielleicht haben wir immer noch das Gefühl oder die Hoffnung, dass es das Beste ist, im gewohnten Takt weiterzumachen. Man muss nur Müdigkeit und Stress überwinden und sich abhärten, um weiter durch den Arbeitstag zu pflügen.

Dann haben wir am Ende eines Arbeitstages vielleicht viel Zeit in Meetings verbracht, waren in viele unterschiedliche Meetings dabei – oder besser gesagt: anwesend. Die Qualität der einzelnen Meetings ist allerdings auf einem relativ niedrigen Niveau im Vergleich zu einer Gestaltung mit guten Pausen. Stress ist ein Killer für Konzentration, Fokus, Engagement und auch für Kreativität, als der Fähigkeit Lösungen zu finden. So bleibt das Potenzial eines Arbeitstages nicht gut ausgeschöpft. Und wir gehen aufgeladen mit Stress nachhause.

Pausen sind wesentlicher Teil des Arbeitstages

Brechen wir also mit dieser Gewohnheit. Ändern wir diese Arbeits- und Meeting-Rhythmen. Gehen wir achtsam mit unseren Ressourcen um und nutzen wir Achtsamkeit und kurze Meditationen im Alltag. Das ist nicht faul. Das ist sehr weise und kennt fast nur Gewinner: qualitativ bessere Meetings durch mehr Fokus, Engagement und Kreativität und ausgeglichenere, gesunde Mitarbeiter. Pausen sind keine Unterbrechungen sondern wesentliche Bestandteile des Arbeitstages.

Nur einer droht dabei auf der Strecke zu bleiben: der Stress. Aber keine Angst: Da gibt es noch zahlreiche andere Stressoren.

Quelle: angelehnt an einen Bericht über die Studie von Corporate Rebels

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