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Meetings - Geht das nicht besser?

Meetings – Geht das nicht besser?

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Meetings mindful

Meetings – Wie sind Deine Meetings? – Nützlich? Erkenntnisreich? Effektiv?

Meetings sind mit das meistgenutzte Management- oder Kommunikations-Tool. In Unternehmen und Organisationen verbringen Menschen über alle Funktions- und Hierarchieebenen hinweg Stunde um Stunde in Besprechungen.

Die häufigsten Beschwerden über Meetings sind:

  • Niemand hört zu, sie sind alle an ihren Telefonen oder in anderen Apps auf ihren Laptops unterwegs. Die Aufmerksamkeit ist überall, nur nicht im Meeting selbst.
  • Die immer gleichen Leute dominieren, monopolisieren die Meetings, reißen das Wort an sich, unterbrechen andere.
  • Zuhören wird nicht als das Herausfinden der Argumentationspunkte des anderen gesehen, sondern ist nur die Zeit, bis man selbst endlich das Wort hat.
  • Leute reden oft übereinander, was sich respektlos anfühlt.
  • Im Meeting sind zu viele Menschen, weil die Unternehmenskultur Vertrauens- oder Kommunikationsprobleme hat.
  • Und in dem Bemühen, alle glücklich zu machen, werden Entscheidungen auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner getroffen, was oft nicht die beste Lösung ist.

Geht das auch anders?

Dir kommen einige dieser Charakterisierungen bekannt vor? Das läuft schon immer oder zu oft oder schon viel zu lange so? – Dann lohnt eine Veränderung. Für den einen oder anderen ist das vielleicht sogar ein Experiment. Bei all‘ dem Frust und der Zeit, die wir in Meetings verbringen, ist es ein kleines Risiko, Neues auszuprobieren.

Mit nur ein paar Veränderungen gelingt es schon, wirklich einen Unterschied zu machen. Im Kern sind das Elemente, welche die Aufmerksamkeit besser im Meeting halten und auch die Impulse einzelner zum Nutzen aller kanalisieren.

Wie kann das aussehen? – Es sind nur wenige Veränderungen nötig. Bei den folgenden Vorschlägen gehen wir von einem etwa 1-stündigem Meeting mit bis zu 10 Teilnehmern aus:

Den Ton setzen

Schicke das Thema des Meetings im Voraus allen zu. Das machst Du schon? Kein sehr weltbewegender, neuer Vorschlag? Richtig. Verbinde allerdings die Meeting-Einladung mit einer freundlichen Notiz, in der Du alle einlädst, mit ihren besten Gedanken und Ideen zum Meeting zu kommen. Damit bringst Du bereits Zutrauen in die Teilnehmer zum Ausdruck und Du setzt den Ton damit.

Störquellen, Ablenkungen minimieren

Bitte alle, ihre Laptops zu schließen und ihre Telefone für die Dauer des Meetings wegzulegen. Auch – und gerade – bei virtuellen Meetings – sollten alle elektronischen Geräte geschlossen oder weggelegt werden, die nicht für die Verbindung zum Meeting benötigt werden. Kein Blick auf sie, keine Klingel- oder Erinnerungssignale während des Meetings. Alleine das macht schon einen unglaublichen Unterschied, was die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und damit auch die Effektivität eines Meetings anbelangt. Zahlreiche Studien belegen das eindrucksvoll.

Ankommen, Aufmerksamkeit herstellen

Beginne das Meeting mit ein oder zwei Minuten Ruhe. Gar nicht so einfach, diese Vorstellung, oder? Auf der einen Seite sind wir daran gewöhnt, sofort zu beginnen, loszulegen, keine Zeit zu vergeuden. Und auf der anderen Seite ist eine gemeinsame Stille in der Gruppe ungewohnt. Es fühlt sich fremd an. Ein Impuls entsteht, diese Stille zu füllen. Wir bemerken vielleicht eine innere Unruhe und andere Themen, die uns begleiten. Fühlen uns vielleicht sogar verletzbar in dieser Stille. Letztendlich bringen diese wenigen Augenblicke oder Atemzüge unsere Aufmerksamkeit auf das, was jetzt ansteht. Das Meeting, seine Themen und Teilnehmer. Es führt auch zu einem Cooling-Down der Aufregungen und Verärgerungen, die noch aus dem gerade zuvor beendeten Meeting, Telefonat oder E-Mail her rühren. 2 Minuten Ruhe, damit alle „Atem holen“ und ihren Fokus ausrichten können.

Alle bekommen Raum, alle sind beteiligt

Danach geht es der Reihe nach um den Tisch und jeder hat 2 Minuten Zeit, seine Gedanken zu den Meeting-Themen zu teilen. Alle Gedanken sind willkommen. Keine Unterbrechung, keine Frage, keine Urteil (auch nicht non-verbal durch Gestik oder Mimik) durch andere Teilnehmer. Es soll en Raum entstehen, in dem jeder Teilnehmer seine Gedanken frei entwickeln kann.
Wenn eine Person fertig ist, gehe zur nächsten Person weiter. Wenn jeder die Gelegenheit hatte, seinen Monolog zu halten, kann die Gruppe beginnen, Fragen zu stellen und zu diskutieren.

Respektvolle und interessierte Diskussion

Lade die Teilnehmer ein, sich in der Diskussion ausreden zu lassen, nicht ins Wort zu fallen. Das Argument oder die Idee des anderen wirklich mit Interesse zu hören und nicht nur darauf zu warten, selbst seinen Beitrag zu platzieren. Das ist natürlich keine neue Intervention oder Vorgehensweise. Sollte auch jetzt schon eine selbstverständliche Meeting- oder Gesprächskultur sein. Aber ist sie es? Mache die Teilnehmer darauf aufmerksam und wenn Du das Meeting leitest, dann verhilf dieser Kultur dazu, gelebt zu werden.

Reflexion vor dem Ende

Bitte 10 Minuten vor Ende der Sitzung alle, innezuhalten und über folgende Fragen nachzudenken: Was habe ich gehört? Welche Fragen / Gedanken habe ich noch? Bitte die Teilnehmer dann um kurze abschließende Kommentare und Fragen, falls vorhanden.

Bewusstes Ende

Schließe mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, der Entscheidungen und / oder der nächsten Schritte. Danach und bevor Du Dich bei den Teilnehmern bedankst und das Meeting beendest, kannst Du auch noch mit zwei, drei Atemzügen eine Pause entstehen lassen, in der sich das zuletzt Gesagte ankommen und sich setzen kann.

 

Diese Schritte laden alle ein, sich auf eine respektvolle und offene Weise zu beteiligen. Es gleicht das Spielfeld aus und gibt jeder Person die Zeit zu sprechen, ohne sich Gedanken darüber zu machen, wer unterbrechen wird. Dabei werden alle Stimmen gehört, auch die, welche ansonsten eher zurückhaltend oder introvertiert am Rande des Spielfelds stehen. Das kann zu sehr überraschenden Erfahrungen führen.

Mit den Interventionen zu Anfang und am Ende hältst Du den Raum und schaffst die nötige Aufmerksamkeit. Probiere es bei dem nächsten Meeting, das Du leitest, aus und sehe, was passiert. Es braucht eventuell ein wenig Zeit und Übung, dieses neue Verhalten zu etablieren, zu einer Gewohnheit, zur Kultur werden zu lassen. Natürlich kannst Du die einzelnen Schritte an die Besonderheiten jeder Gruppe anpassen.

Mache aus dem Frust vieler über unnütze Zeit in unproduktiven Meetings den Mut, es anders zu versuchen.

Mindful Meetings

Ach ja: Wer es noch nicht bemerkt hat … das ist ein Ansatz, dem Achtsamkeit zu Grunde liegt und der Achtsamkeit in den Arbeitsalltag und in Führung übersetzt (Mindful Meetings und Mindful Leadership).

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